Cada solicitud de reparación, ordenada, con instrucciones y con seguimiento.
Las solicitudes de mantenimiento llegan por portal, correo, mensaje de texto y WhatsApp, y cada una todavía necesita una prioridad, una orden de trabajo, instrucciones para el proveedor y un aviso al inquilino. Configuramos y operamos la mesa de órdenes de trabajo: cada solicitud leída y priorizada según sus reglas, la orden de trabajo abierta en el software que ya usa donde permite el acceso, el proveedor informado y el inquilino al tanto, con su equipo aprobando todo lo que pase de sus límites.
Hablemos de su negocioVea cómo funcionaHola, el fregadero de la cocina del 12B tiene una fuga debajo del gabinete. Hay agua en el piso.
Gracias por avisarnos, Priya. ¿Todavía sale agua? Si es seguro, por favor cierre la llave de paso debajo del fregadero.
Ya la cerré. Todavía hay un charco.
Gracias. La marqué como urgente y le envié los detalles al plomero. Le aviso por aquí la hora de la visita en cuanto se confirme.
El administrador sigue desde aquíLa solicitud queda registrada. El trabajo empieza después.
Las solicitudes llegan por todas partes.
Portal, correo, mensaje de texto y WhatsApp. Algo se queda enterrado, y un inquilino que nunca recibe respuesta la manda tres veces y después llama al propietario.
“El proveedor dice que ya terminó” no es un trabajo cerrado.
Perseguir a los proveedores que no responden, confirmar con el inquilino y cuadrar la factura con el trabajo: ahí se va el día de un coordinador.
Reportes para propietarios hechos a mano.
Cada mes alguien saca las cifras del sistema, limpia una hoja de cálculo y escribe el mismo reporte para cada propietario.
Del mensaje de un inquilino a un proveedor con instrucciones.
Construido según su proceso y sus palabras, en sus propias cuentas. Nosotros lo operamos y lo mantenemos funcionando.
Junto al software que ya usa.
AppFolio, Buildium, Propertyware, Rent Manager o Yardi sigue siendo su sistema de registro. La mesa trabaja junto a él. Revisamos qué acceso permite su software antes de prometer una conexión; donde no hay ninguna, la orden de trabajo se redacta para que su equipo la pegue. Los reportes para propietarios se escriben en las fechas que usted fija, con sus propias cifras, y las preguntas de los inquilinos se responden con el contrato y el reglamento que usted aprueba. Empezamos con una de sus propias solicitudes, con los nombres tapados, resuelta antes de que usted pague nada.
La mesa de órdenes de trabajo: qué hace
- Lee cada solicitudDe la notificación del portal, el correo, el mensaje de texto o WhatsApp: la unidad, el problema, las fotos y qué tan urgente es según sus reglas.
- Pone primero las emergenciasUn olor a gas, una inundación o cualquier cosa de su lista de emergencias va de inmediato a su persona de guardia, con pasos de seguridad para el inquilino en sus palabras.
- Abre el trabajo y da las instruccionesLa orden de trabajo se abre en su software donde permite el acceso, o se redacta para pegarla de una vez; el proveedor recibe instrucciones claras y los datos de acceso.
- Le da seguimiento hasta cerrarloSe persigue a los proveedores que no responden, se le avisa al inquilino, se pide la aprobación del propietario por encima de su límite, y el trabajo se cierra solo cuando el inquilino lo confirma.
Cada producto, hecho para una administradora de propiedades.
Un solo socio para el teléfono, los mensajes y el trabajo de oficina. Cada parte se hace a la medida de su proceso y de sus palabras, funciona en las cuentas de su empresa, y nosotros la mantenemos funcionando.
El buzón que se ordena solo
Los correos de mantenimiento, alquileres, rentas y propietarios se ordenan al llegar, cada uno con una respuesta redactada y la persona correcta asignada.
Automatización de la bandeja de soportePapeleo leído y llenado
Las facturas de proveedores cuadradas con la orden de trabajo, los contratos y las solicitudes de alquiler leídos, los datos pasados a un borrador y todo lo que falte, marcado.
Procesamiento de documentosReportes para propietarios a tiempo
El reporte mensual de cada propietario, escrito con sus cifras en palabras sencillas, revisado por su equipo y enviado el día que usted elija.
Reportes automatizadosAsistente para inquilinos y prospectos
Responde a los inquilinos con el contrato y el reglamento que usted aprueba, y a los prospectos con sus anuncios, en su sitio web, por mensaje de texto o por WhatsApp; todo lo demás va a una persona.
Chatbots para sitios webAsistente telefónico
Contesta la línea de mantenimiento cuando nadie puede, anota la unidad y el problema, les da sus pasos de seguridad a quienes llaman por una emergencia, avisa a su persona de guardia y le envía lo demás a su equipo por mensaje de texto.
Agentes de voz para llamadas entrantesDevuelve la llamada a quien pregunta por un alquiler
A un prospecto que pregunta por una unidad se le devuelve la llamada para saber qué necesita, y después pasa a su agente de alquileres con un resumen.
Agentes de voz para llamadas entrantesEl asistente que responde con sus documentos
Su equipo pregunta por una cláusula del contrato, la lista de proveedores de una propiedad o un procedimiento y recibe la respuesta con el documento de donde salió.
Sistema operativo del negocioSistemas que se hablan entre sí
Su portal, su buzón, su contabilidad y su software de administración, conectados donde permiten el acceso, para que una solicitud se teclee una sola vez.
Integraciones de CRM y herramientasUn solo lugar para todo
Una herramienta sencilla para lo que su software no registra bien, como el seguimiento a proveedores, las listas para preparar unidades o las inspecciones.
Herramientas internasPortal de propietarios
Los propietarios ven en un solo lugar las órdenes de trabajo abiertas, las aprobaciones que esperan por ellos y sus reportes, sin escribirle a su oficina.
Portales de clientes
Vea un ejemplo ficticio, paso a paso
Una aplicación ilustrativa. Una administradora ficticia: una inquilina reporta una fuga, la solicitud se prioriza y se pasa con instrucciones, y una pregunta sobre cargos va al administrador.
Jueves, 17 de septiembre
Su equipo aprueba. La mesa hace el seguimiento.
Los gastos por encima de sus límites, las aprobaciones de los propietarios, los depósitos, las decisiones sobre contratos y todo lo legal quedan con su equipo. Las solicitudes de alquiler y la evaluación de inquilinos nunca las decide la configuración. Cada mensaje sale a nombre de su empresa y con sus palabras, desde sus cuentas.
Hablemos de su proyecto.
Veamos dónde se repite el trabajo y diseñemos un flujo que ayude a su equipo.
Traiga un ejemplo de la tarea, las herramientas que usa y lo que le gustaría mejorar.
Hablemos de su proyectoHablamos del resultado que necesita y definimos el siguiente paso.
¿Prefiere no agendar ahora?
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